Clientes externos

1. Escolha o workspace e abra Clientes externos. Clique em Adicionar contato.
2. Preencha Email. Confira letra por letra: depois não dá para editar. Nome (opcional) é usado para cumprimentar o contato nos e-mails e no portal.
3. Escolha o Perfil. A linha abaixo do seletor diz para quem ele serve.
4. Em Domínios visíveis, escolha Todos os domínios do workspace ou Apenas domínios específicos. Com a segunda, marque pelo menos um domínio.
5. Clique em Adicionar.

O contato aparece na lista como Ativo e o e-mail de boas-vindas sai na hora.

Antes de adicionar o primeiro contato, configure a sua marca em Marca da agência e deixe o console no idioma que o contato lê. O e-mail de boas-vindas é enviado uma única vez, com a marca e o idioma daquele momento.

Com Todos os domínios do workspace, o contato vê também os domínios que você adicionar ao workspace mais tarde.

1. O contato abre o e-mail de boas-vindas e clica no botão para o portal. Qualquer e-mail posterior do portal traz o mesmo botão.
2. Ele digita o mesmo endereço de e-mail que você cadastrou e pede o código.
3. Ele recebe um e-mail com um código de seis dígitos e o digita.

Ele continua conectado por 24 horas a partir do último uso. Depois disso, pede um código novo da mesma forma. Não há senha para lembrar nem para redefinir.

1. Na linha do contato, clique no lápis (Editar).
2. Em Domínios visíveis, escolha Apenas domínios específicos e marque os domínios, ou escolha Todos.
3. Clique em Salvar. O botão só fica ativo quando você alterou algo.
4. Clique em Fechar.

A alteração vale na próxima vez que o contato abrir algo no portal.

Marque pelo menos um domínio. Com Apenas domínios específicos escolhido e nenhum marcado, as alterações não podem ser salvas.

1. Na linha do contato, clique no lápis (Editar).
2. Escolha o novo Perfil.
3. Clique em Salvar.

A partir daí o portal, os relatórios que ele pode abrir e a redação dos e-mails dele seguem o perfil novo. Os e-mails que ele recebe ficam como estavam: revise o bloco Notificações que recebe no mesmo diálogo.

1. Na linha do contato, clique no lápis (Editar).
2. Em Notificações que recebe, ligue ou desligue cada chave:

• Relatório mensal de status. Um e-mail por mês do calendário com um resumo de cada domínio que o contato vê e um botão para o portal.
• Regressões críticas, Regressões médias e Avisos informativos. Um e-mail quando uma regressão desse nível é detectada em um domínio que o contato vê, e outro quando ela é resolvida.

1. Clique em Salvar.

Essas chaves só estão neste diálogo, não no de adicionar um contato. O e-mail de boas-vindas e o e-mail com o código de acesso não dependem delas.

1. Na linha do contato, clique no relógio (Ver histórico de acessos).
2. Leia a lista, a partir do mais recente. Ela mostra os últimos 100 registros.

Cada registro tem a data e o que aconteceu: Entrou no portal, Viu um domínio, Abriu um relatório ou Abriu um e-mail. A última coluna é um identificador interno do que foi aberto.

Abriu um e-mail é registrado para o relatório mensal de status e os avisos de regressão, e só quando o programa de e-mail do contato carrega as imagens do e-mail. Um e-mail lido com as imagens bloqueadas não deixa registro.

1. Na linha do contato, clique no lápis (Editar).
2. Clique em Revogar acesso, no fim do diálogo.
3. Aceite a confirmação do navegador.

O contato fica na lista como Revogado. A partir desse momento ele não consegue pedir um código novo e para de receber e-mails. Se ele estava com o portal aberto, o portal para de responder na próxima coisa que ele abrir. O histórico de acessos dele é mantido.

Esta tela não tem opção para devolver o acesso a um contato revogado. Se precisar dele de volta, exclua o contato e adicione-o de novo: ele nasce como um contato novo.

1. Na linha do contato, clique no lápis (Editar).
2. Clique em Excluir contato, no fim do diálogo.
3. Leia a confirmação e clique em Excluir. Com Cancelar nada é apagado.

O contato some da lista. O nome, o e-mail e o histórico de acessos ao portal dele são apagados. A partir desse momento ele não consegue entrar no portal nem pedir um código, e para de receber e-mails. Se ele estava com o portal aberto, a sessão dele é encerrada. Vale do mesmo jeito para um contato ativo e para um revogado.

Não é possível desfazer. Se precisar dele mais adiante, adicione-o de novo: ele nasce como um contato novo, recebe o e-mail de boas-vindas e começa sem histórico.

Use quando a pessoa pede que os dados dela sejam apagados, ou quando é preciso corrigir o e-mail ou o idioma dela. Se você só quer cortar o acesso e manter o histórico, use Revogar acesso.

A tela confirma que o contato foi criado mesmo que o e-mail não tenha sido entregue. Confira, nesta ordem:

• O endereço. Veja o e-mail na lista. Se tiver um erro, não dá para corrigir: exclua esse contato com Excluir contato e adicione um novo com o endereço certo.
• A pasta de spam. Peça ao contato que procure um e-mail com o nome da sua agência.

Não há botão para enviar de novo o e-mail de boas-vindas. O contato não precisa desse e-mail específico: qualquer e-mail posterior, como o Relatório mensal de status, traz o mesmo botão para o portal. Se ele precisar entrar antes disso, exclua o contato com Excluir contato e adicione-o de novo: o e-mail de boas-vindas sai outra vez. Ao excluir, o histórico de acessos e os ajustes dele são apagados.

O aviso vermelho diz, em inglês, que já existe um contato com esse e-mail neste workspace. Procure a linha dele, também entre as esmaecidas:

• Se estiver Ativo, não há nada a adicionar. Abra-o com o lápis para alterar o que precisar.
• Se estiver Revogado, abra-o com o lápis, clique em Excluir contato e adicione-o de novo. Ele nasce como um contato novo, com o e-mail de boas-vindas; o histórico do anterior é apagado.

Ou falta o e-mail, ou você escolheu Apenas domínios específicos e não marcou nenhum. Marque pelo menos um domínio, ou escolha Todos os domínios do workspace.

Se a lista de domínios disser Sem domínios neste workspace, o workspace ainda não tem nenhum. Escolha Todos os domínios do workspace, ou adicione os domínios antes: veja Domínios.

• O portal pede um link da agência. Ele abriu o endereço do portal sem o link do workspace. Ele precisa abrir pelo botão de um dos e-mails que recebeu.
• Ele pediu o código e não chega nada. O portal sempre diz que o código foi enviado, esteja o e-mail cadastrado ou não. Se não chega nada, ele digitou um endereço que não é o da sua lista, ou o contato dele está Revogado. Diga a ele o endereço exato que aparece na lista, e peça que olhe a pasta de spam.
• O código é recusado. Um código vale 10 minutos e cinco tentativas. Ele precisa pedir um novo e usar o e-mail mais recente.
• O portal diz que houve tentativas demais. Ele pediu códigos demais em pouco tempo. Ele precisa esperar alguns minutos; se continuar, uma hora.
• O portal diz que o acesso foi revogado. O contato foi revogado nesta tela. Veja a seção anterior sobre adicioná-lo de novo.

Veja Domínios visíveis na linha dele. Se mostrar uma quantidade em vez de Todos, o contato está limitado a alguns domínios. Abra o contato com o lápis, marque o domínio que falta e clique em Salvar.

Se mostrar Todos, confira se o domínio está neste workspace e não em outro: um contato só vê o workspace ao qual pertence.

Há três causas:

• O relatório não está compartilhado. Um relatório só chega ao portal quando a sua agência o marca como visível lá.
• O relatório cobre o workspace inteiro e o contato está limitado a alguns domínios. Ele só vê relatórios dos domínios que tem permissão para ver. Dê a ele todos os domínios, ou compartilhe um relatório de um dos domínios dele.
• O relatório é técnico e o contato é EXECUTIVE. Mude o perfil dele, ou compartilhe o relatório executivo.

Abra o contato com o lápis e veja o bloco Notificações que recebe. Cada nível tem a sua chave, e um contato EXECUTIVE começa só com Regressões críticas ligada.

Se a chave estiver ligada, confira se o domínio está entre os domínios visíveis do contato e se o domínio está sob estabilização contínua (Estabilização contínua, no menu do domínio).

• A chave estava desligada. Ligue Relatório mensal de status. Se você ligar no meio do mês, o primeiro relatório pode chegar no mês seguinte.
• O contato não vê nenhum domínio. Um contato limitado a domínios que não estão mais no workspace não tem nada a ser relatado. Revise os domínios visíveis dele.
• Foi enviado e não foi lido. Há um por mês do calendário. Peça ao contato que olhe a pasta de spam.

O idioma ficou definido quando o contato foi adicionado: o que o console tinha naquele momento. Esta tela não pode mudá-lo. No portal, o contato pode escolher o idioma dele com o seletor no topo; isso não muda os e-mails dele. Para mudar o idioma dos e-mails, coloque o console no idioma certo, exclua o contato com Excluir contato e adicione-o de novo. Ele nasce como um contato novo: recebe outro e-mail de boas-vindas e começa sem histórico de acessos.

Se a lista carrega mas as suas alterações são rejeitadas com um erro, a sua função deixa você ler os contatos e não gerenciá-los. Peça ao Proprietário da conta que faça a alteração, ou que dê a você uma função que a inclua: veja Equipe.

Se a própria lista não carrega, a sua função não inclui esta tela, ou você não recebeu este workspace.