Clientes externos

1. Elige el workspace y abre Clientes externos. Pulsa Añadir contacto.
2. Rellena Email. Revísalo letra por letra: después no se puede editar. Nombre (opcional) se usa para saludar al contacto en los correos y en el portal.
3. Elige el Perfil. La línea bajo el selector dice para quién es.
4. En Dominios visibles, elige Todos los dominios del workspace o Solo dominios específicos. Con la segunda, marca al menos un dominio.
5. Pulsa Añadir.

El contacto aparece en la lista como Activo y el correo de bienvenida sale en el momento.

Antes de añadir el primer contacto, configura tu marca en Marca de la agencia y pon la consola en el idioma que lee el contacto. El correo de bienvenida se envía una sola vez, con la marca y el idioma de ese momento.

Con Todos los dominios del workspace, el contacto ve también los dominios que añadas al workspace más adelante.

1. El contacto abre el correo de bienvenida y pulsa el botón al portal. Cualquier correo posterior del portal lleva el mismo botón.
2. Escribe la misma dirección de correo que registraste y pide el código.
3. Recibe un correo con un código de seis dígitos y lo escribe.

Sigue dentro durante 24 horas desde su último uso. Después, pide un código nuevo de la misma forma. No hay contraseña que recordar ni que restablecer.

1. En la fila del contacto, pulsa el lápiz (Editar).
2. En Dominios visibles, elige Solo dominios específicos y marca los dominios, o elige Todos.
3. Pulsa Guardar. El botón solo se activa cuando has cambiado algo.
4. Pulsa Cerrar.

El cambio vale la próxima vez que el contacto abra algo en el portal.

Marca al menos un dominio. Con Solo dominios específicos elegido y ninguno marcado, los cambios no se pueden guardar.

1. En la fila del contacto, pulsa el lápiz (Editar).
2. Elige el nuevo Perfil.
3. Pulsa Guardar.

Desde ese momento el portal, los informes que puede abrir y la redacción de sus correos siguen el perfil nuevo. Los correos que recibe se quedan como estaban: revisa el bloque Notificaciones que recibe en el mismo diálogo.

1. En la fila del contacto, pulsa el lápiz (Editar).
2. En Notificaciones que recibe, enciende o apaga cada interruptor:

• Reporte mensual de status. Un correo por mes natural con un resumen de cada dominio que el contacto ve y un botón al portal.
• Regresiones críticas, Regresiones medias y Avisos informativos. Un correo cuando se detecta una regresión de ese nivel en un dominio que el contacto ve, y otro cuando se resuelve.

1. Pulsa Guardar.

Estos interruptores solo están en este diálogo, no en el de añadir un contacto. El correo de bienvenida y el correo con el código de acceso no dependen de ellos.

1. En la fila del contacto, pulsa el reloj (Ver historial de accesos).
2. Lee la lista, desde lo más reciente. Muestra los últimos 100 registros.

Cada registro tiene su fecha y qué pasó: Entró al portal, Vio un dominio, Abrió un informe o Abrió un correo. La última columna es un identificador interno de lo que se abrió.

Abrió un correo se anota para el reporte mensual de estado y los avisos de regresión, y solo cuando el programa de correo del contacto carga las imágenes del correo. Un correo leído con las imágenes bloqueadas no deja registro.

1. En la fila del contacto, pulsa el lápiz (Editar).
2. Pulsa Revocar acceso, al final del diálogo.
3. Acepta la confirmación del navegador.

El contacto se queda en la lista como Revocado. Desde ese momento no puede pedir un código nuevo y deja de recibir correos. Si tenía el portal abierto, deja de responderle en lo siguiente que abra. Su historial de accesos se conserva.

Esta pantalla no tiene opción para devolverle el acceso a un contacto revocado. Si lo necesitas de vuelta, elimínalo y añádelo de nuevo: nace como contacto nuevo.

1. En la fila del contacto, pulsa el lápiz (Editar).
2. Pulsa Eliminar contacto, al final del diálogo.
3. Lee la confirmación y pulsa Eliminar. Con Cancelar no se borra nada.

El contacto desaparece de la lista. Se borran su nombre, su correo y su historial de accesos al portal. Desde ese momento no puede entrar al portal ni pedir un código, y deja de recibir correos. Si tenía el portal abierto, su sesión se cierra. Vale igual para un contacto activo que para uno revocado.

No se puede deshacer. Si más adelante lo necesitas, añádelo otra vez: nace como contacto nuevo, recibe su correo de bienvenida y empieza sin historial.

Úsalo cuando la persona pide que se borren sus datos, o cuando hay que corregir su correo o su idioma. Si solo quieres cortarle el acceso y conservar su historial, usa Revocar acceso.

La pantalla confirma que el contacto se creó aunque el correo no se haya podido entregar. Revisa, en este orden:

• La dirección. Mira el correo en la lista. Si tiene un error, no se puede corregir: elimina ese contacto con Eliminar contacto y añade uno nuevo con la dirección correcta.
• La carpeta de spam. Pide al contacto que busque un correo con el nombre de tu agencia.

No hay un botón para enviar de nuevo el correo de bienvenida. El contacto no necesita ese correo en concreto: cualquier correo posterior, como el Reporte mensual de status, lleva el mismo botón al portal. Si necesita entrar antes, elimina el contacto con Eliminar contacto y añádelo de nuevo: el correo de bienvenida sale otra vez. Al eliminarlo se borran su historial de accesos y sus ajustes.

El aviso rojo dice, en inglés, que ya existe un contacto con ese correo en este workspace. Busca su fila, también entre las atenuadas:

• Si está Activo, no hay nada que añadir. Ábrelo con el lápiz para cambiar lo que necesites.
• Si está Revocado, ábrelo con el lápiz, pulsa Eliminar contacto y añádelo de nuevo. Nace como contacto nuevo, con su correo de bienvenida; el historial del anterior se borra.

O falta el correo, o elegiste Solo dominios específicos y no marcaste ninguno. Marca al menos un dominio, o elige Todos los dominios del workspace.

Si la lista de dominios dice Sin dominios en este workspace, el workspace todavía no tiene ninguno. Elige Todos los dominios del workspace, o añade antes los dominios: consulta Dominios.

• El portal le pide un enlace de la agencia. Abrió la dirección del portal sin el enlace del workspace. Tiene que abrirlo desde el botón de uno de sus correos.
• Pidió el código y no le llega nada. El portal siempre dice que el código se envió, esté o no registrado el correo. Si no llega nada, escribió una dirección que no es la de tu lista, o su contacto está Revocado. Dile la dirección exacta que aparece en la lista, y pídele que mire la carpeta de spam.
• El código es rechazado. Un código vale 10 minutos y cinco intentos. Tiene que pedir uno nuevo y usar el correo más reciente.
• El portal dice que hubo demasiados intentos. Pidió demasiados códigos en poco tiempo. Tiene que esperar unos minutos; si sigue igual, una hora.
• El portal dice que el acceso fue revocado. El contacto fue revocado en esta pantalla. Mira el apartado anterior sobre volver a añadirlo.

Mira Dominios visibles en su fila. Si muestra una cantidad en vez de Todos, el contacto está limitado a algunos dominios. Abre el contacto con el lápiz, marca el dominio que falta y pulsa Guardar.

Si muestra Todos, comprueba que el dominio está en este workspace y no en otro: un contacto solo ve el workspace al que pertenece.

Hay tres causas:

• El informe no está compartido. Un informe solo llega al portal cuando tu agencia lo marca como visible ahí.
• El informe cubre todo el workspace y el contacto está limitado a algunos dominios. Solo ve informes de los dominios que tiene permitidos. Dale todos los dominios, o comparte un informe de uno de sus dominios.
• El informe es técnico y el contacto es EXECUTIVE. Cambia su perfil, o comparte el informe gerencial.

Abre el contacto con el lápiz y mira el bloque Notificaciones que recibe. Cada nivel tiene su interruptor, y un contacto EXECUTIVE empieza solo con Regresiones críticas encendido.

Si el interruptor está encendido, comprueba que el dominio está entre los dominios visibles del contacto y que el dominio está bajo estabilización continua (Estabilización continua, en el menú del dominio).

• El interruptor estaba apagado. Enciende Reporte mensual de status. Si lo enciendes a mitad de mes, el primer reporte puede llegar al mes siguiente.
• El contacto no ve ningún dominio. Un contacto limitado a dominios que ya no están en el workspace no tiene nada que se le pueda reportar. Revisa sus dominios visibles.
• Se envió y no se leyó. Hay uno por mes natural. Pide al contacto que mire en la carpeta de spam.

El idioma quedó fijado cuando se añadió el contacto: el que tenía la consola en ese momento. Esta pantalla no puede cambiarlo. En el portal, el contacto puede elegir su idioma con el selector de arriba; eso no cambia sus correos. Para cambiar el idioma de los correos, pon la consola en el idioma correcto, elimina el contacto con Eliminar contacto y añádelo de nuevo. Nace como contacto nuevo: recibe otro correo de bienvenida y empieza sin historial de accesos.

Si la lista carga pero tus cambios se rechazan con un error, tu rol te deja leer los contactos y no gestionarlos. Pide al Propietario de la cuenta que haga el cambio, o que te dé un rol que lo incluya: consulta Equipo.

Si la lista misma no carga, tu rol no incluye esta pantalla, o no te dieron este workspace.